Remote Work: A Two Edged Sword / Homeoffice: Ein zweischneidiges Schwert

Die Zukunft ist digital. Das steht mittlerweile fest.

• 86 % der Betriebe planen hybride Lösung – IHK Berlin Feb 2021
• 80 % der Arbeitnehmer wollen flexiblen Arbeitsort – EY Mai 2021
• Zukunftsfähiges Training ist digital. 84 % der Arbeitnehmer wollen digitale Lösungen. Nur 11% erwarten noch regelmäßige Präsenzkurse – EY Mai 2021

Was machen Homeoffice und Digitalisierung mit uns? Welche Auswirkungen hat diese Entwicklung auf unsere Produktivität? Welche Strategien sind zukunftsfähig?

Anfänglich war Homeoffice ja ein komfortabler Zugewinn. Kein Stau auf dem Weg ins Büro mehr. Keine überfüllten Züge mit Kampf um den letzten freien Sitzplatz. Man konnte in der Jogginghose arbeiten und überhaupt war alles bequemer.

Wie immer ist aber nicht alles das glänzt auch wirklich Gold. Laut einer aktuellen Studie wird der durch Homeoffice generierte Zeitgewinn unter bestimmten Voraussetzungen und bei bestimmten Beschäftigungsgruppen gemindert.

Wie helfen diese Erkenntnisse um eine gute Balance von Homeoffice, Arbeitszeiten und Produktivität zu gestalten? Was sind die Auswirkungen auf Trainings und Upskilling? Dazu haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt:

1. Die Mischung macht’s

100% Homeoffice ist meistens keine gute Lösung. Besonders neue Kolleg*innen benötigen ein nicht-virtuelles Miteinander. Wichtig ist es dabei, die richtige Mischung zu finden – meistens ist das eine passende hybride Lösung.

2. Jour fixe

Einen oder zwei Tage die Woche sollten “Präsenztage” sein. Sprich Tage, an denen das Team im zusammen im Büro ist. Dann sollten wichtige Meetings oder Termine stattfinden um ein konstruktives Miteinander und auch einen Austausch untereinander zu ermöglichen.

3. Nicht auf Abruf sein

Im Büro ist die geschlossene Bürotür ein klares Signal. Solche Signale sollten Kollegen im Homeoffice ebenfalls zugänglich sein um ihnen ein ungestörtes, konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen. Dafür sollten Mechanismen wie z.B. bestimmte “nicht stören Zeiten” vereinbart werden. In diesen Zeiten sollten Mitarbeitende nur in absolut dringenden Fällen aus der konzentrierten Arbeit gerissen werden. Weiterbildung, bzw. Trainings sollten zu diesen Zeiten gehören.

4. Weiterbildung – legitim und erwünscht

Oft werden Trainings hintenangestellt. Sie erscheinen weniger relevant oder wichtig im Vergleich zum Tagesgeschäft. Das ist ein Fehler, denn berufliche Weiterbildung dient der Entwicklung von Mitarbeitenden und damit dem Unternehmen. Kurzgefasst: Das Englischtraining muss genauso wichtig sein wie die Erarbeitung der neuen Präsentation. Beide tragen zur Profitabilität des Unternehmens bei. Häufig kann die Präsentation ohne die passende Sprachkompetenz ja gar nicht erst stattfinden. Upskilling muss konkret priorisiert und als relevante Aufgabe dargestellt werden.

5. Austausch an der virtuellen Kaffeemaschine

Smalltalk muss weiterhin stattfinden können. Zwangloses Miteinander ist wichtig, daher müssen digitale Tools zufällige virtuelle Begegnungen ermöglichen. Der Plausch an der Kaffeemaschine sollte virtuell genauso möglich sein wie im Büro.

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The future is digital. That is now a certainty.

– 86 % of companies plan hybrid solution – IHK Berlin Feb 2021
– 80 % of employees want flexible work location – EY May 2021.
– Future-ready training is digital. 84% of employees want digital solutions. Only 11% still expect regular classroom training – EY May 2021.

What is the impact of remote work and digitalization on us? What are the implications of this development in terms of our productivity? What solutions are viable for the future?

In the beginning, remote work was a comfortable bonus. No more traffic jams on the way to the office. No more scrambling for the last available seat in crowded trains. Working in sweatpants was possible and in general, everything was more comfortable.

However, as always, not everything that glitters is really gold. According to a recent study, the time gained through working remotely is diminished in certain circumstances and for certain groups of employees.

How do these findings help to create a good balance of working remotely, working hours, and productivity? What are the implications for training and upskilling? To answer this question, we have compiled the following tips:

1. It’s the mixture that makes the difference

100% remote work is generally not a good solution. New colleagues in particular need an environment in which they can work together in a non-virtual setting. It is important to find the right mix – usually this is a suitable hybrid solution.

2. Office days

One or two days a week should be “office days”. These are the days when the team is together in the office. Important meetings or appointments should take place on these days to enable interaction within the team.

3. Not to be on call at all times

A closed office door is a clear signal to everyone when you are physically present. Similar cues should also be available to employees working remotely to allow them to work in an undisturbed, focused manner. Mechanisms such as specific “do not disturb times” should be agreed upon for this purpose. During these times, employees should only be pulled out of their focused work in absolutely urgent cases. Professional development and training should be a part of these reserved focus times.

4. Professional development – valid and encouraged

People often put professional development on the back burner. It seems to be less relevant or important compared to day-to-day operations. This is a misconception, since professional development benefits both employees and the company as a whole. In a nutshell: English training should be as important as the preparation of the new presentation. Both contribute to the profitability of the company. Often, the presentation cannot even take place without the appropriate language skills. Upskilling must be prioritized and identified as a relevant, legitimate activity.

5. Chatting by the virtual coffeemaker

Small talk should continue to be possible. Casual conversation is important, which is why digital tools facilitating casual virtual encounters should be available. Chatting over a coffee should be just as possible virtually as in the lunch room.

Quelle: Work from Home & Productivity: Evidence from Personnel & Analytics Data on IT Professionals