On the Phone: 3 Tips

Telefonieren gehört zu den größeren, kommunikativen Herausforderungen im geschäftlichen Alltag. Die fehlende Mimik, Gestik und Körpersprache bleiben schwierig. Wenn das Telefonat dann noch auf Englisch stattfindet, empfinden das viele Menschen als eine Belastung.

Etwas Vorbereitung, zusammen mit einem Gesprächsplan, kann dieser Situation viel Stress nehmen.

Tip No. 1: Always identify yourself at the beginning of a phone call

In Deutschland sagt man üblicherweise seinen Nachnamen als Begrüßung bei einem Telefonat. Z. B.: „Mayer“. Ruft man jemanden an, ist diese Art Satz gängig: „Hier ist Mayer, ich würde gerne Frau Schmitt sprechen“.

Im Englischen ist das anders.

•Always use your full name on the phone.
•When answering a call, it’s usual to also say the company name. For example: ABC Company, Dagmar Mayer speaking.
•When calling someone, identify yourself with your full name as well. For example: This is Dagmar Mayer from ABC Company. Could I speak with Julie Forbes, please?

Tip No. 2: Plan what you want to say and ask BEFORE the call

Formulieren Sie einen Gesprächsplan. Wenn die Themen vielfältig oder komplex sind, dann ist eine Liste der Themen empfehlenswert.

Findet das Gespräch in einer Fremdsprache, z. B. Englisch statt, ist es hilfreich, die Liste bzw. den Gesprächsplan auf Englisch zu verfassen. Dies erspart die Übersetzung während des Gesprächs und reduziert Stress.

Tip No. 3: Watch out for false friends

Incorrect: „Could I have Julie Forbes, please“?
Correct: „Could I speak to Julie Forbes, please“?

Die falsche Formulierung ist nicht nur sprachlich nicht korrekt, sie hat auch einen sexuell anzüglichen Unterton. „To have a woman“ = eine Frau zu „nehmen“.

Incorrect: „Ms. Mayer is not in her place“.
Correct: „Ms. Mayer is away from her desk/office at the moment“.

Mit dieser falschen Aussage wird Frau Mayer in ihre Schranken gewiesen. „It’s not her place“ = es steht ihr nicht zu.

Incorrect: „Ms. Mayer is out to lunch“. (Frau Mayer ist verrückt/verpeilt.)
Correct: „Ms. Mayer is out for lunch“.

Zu guter Letzt wird hier die arme Frau Mayer dann auch noch für verrückt erklärt. „Out to lunch“ = verrückt, bekloppt.

Zusatztipp: Gain time

Wenn Sie angerufen werden und Sie sich unwohl/unvorbereitet fühlen, dann können folgende Strategien hilfreich sein:

•Can I call you back in 5 minutes?

Diese Strategie verschafft Ihnen etwas Zeit um sich zu sammeln und einen groben Plan für das Gespräch zu formulieren.

•I’m sorry, I only have five minutes until my next meeting. Can we schedule an appointment?

Mit dieser Strategie können Sie sich in Ruhe vorbereiten (Gesprächsplan, siehe oben).