5 Trainings-Versuchungen im HR-Alltag

Die Entwicklung und Implementierung erfolgreicher Sprachkurse in Unternehmen kann komplex und zeitaufwändig sein.

Wenn es gut läuft, liefern diese Programme gute Ergebnisse und steigern die Unternehmensleistung. Angesichts der stetig wachsenden Arbeitsbelastung tappen Personalentwickler jedoch nur allzu oft in eine Reihe von Fallen, die die Effektivität der Trainings untergraben. Dies kann dazu führen, dass das Programm sowohl von den Lernenden als auch von der Geschäftsleitung in Frage gestellt wird. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Fallstricke für vielbeschäftigte Personaler und zeigen auf, wie diese vermieden werden können.

Die Annahme, es gäbe gar kein Sprachproblem

Ein häufiger Fehler ist es, anzunehmen, dass überhaupt kein Sprachtraining erforderlich ist. Oft wird davon ausgegangen, dass Mitarbeiter, die Zugang zu Tools wie Duolingo und Google Translate haben, keinen Bedarf an Sprachtraining haben. Ist die Globalisierung nicht im strategischen Plan des Unternehmens verankert, kann Sprachtraining sehr einfach unberücksichtigt bleiben.

Verständlicherweise neigen Weiterbildungskonzepte dazu, sich auf die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens zu konzentrieren. In einer sich schnell verändernden Wirtschaft kann jedoch eine unerwartete Übernahme oder Fusion schnell die sprachlichen Defizite eines Unternehmens ans Licht bringen.

Der Erwerb einer Fremdsprache lässt sich nicht über Nacht bewerkstelligen. Tools wie Google Translate können zwar einen gewissen Beitrag zur Überwindung grundlegender Sprachbarrieren leisten, sind aber kein Ersatz für die echte Beherrschung der Zielsprache. Personalverantwortliche sollten daher die indirekten Kosten einer unterlassenen Investition in Sprachtraining vermeiden.

Vielmehr sollten sie einen längerfristigen Planungshorizont verfolgen. Ein guter Ausgangspunkt wäre, sich zu fragen, wie gut ihre Organisation zurechtkommen würde, wenn sie plötzlich in einer weiteren Sprache kommunizieren müsste. Einige Aspekte, die dabei berücksichtigt werden sollten, sind:

1. Wie viel der Kommunikation im Unternehmen findet auf Englisch statt?
2. Gibt es Produkte oder Dienstleistungen, die Sie an/von internationalen Organisationen kaufen oder verkaufen?
3. Wie sensibel oder riskant könnte eine Fehlinterpretation der Sprache sein?

Die Bandbreite eines nicht verstandenen Satzes kann von Verlusten oder Vertragsstrafen bis hin zu Leben/Tod reichen.

Sparmaßnahmen bei der Vergabe/Gestaltung

In ersten Kundengesprächen hören wir oft, dass Personalverantwortliche massiv im Verzug sind und ihr Programm so schnell wie möglich implementieren müssen. Dieser Zeitdruck kann dazu führen, dass bei der Ersteinrichtung an allen Ecken und Enden gespart wird.

• ?Keine Zeit für eine Eingangsdiagnose?
? Dann lassen wir die Lernenden eine Selbstdiagnose durchführen.
• ?Keine Zeit für einen richtigen Kick-off?
? Wir lassen den Anbieter einfach eine kurze Willkommens-E-Mail an die Teilnehmer schicken.
• ?Das Management ist zu eingebunden, um sich zu kümmern?
? Dann machen wir es einfach ohne deren Beteiligung.

Das sind zwar alles sehr effektive Zeitsparmaßnahmen, aber sie können sich katastrophal auf die Effektivität des Trainingsprojekts auswirken.

Unsere Erfahrung hat uns gezeigt, dass die Ergebnisse durchweg besser sind, wenn Unternehmen bei der Ersteinrichtung mehr investieren.

Wesentliche Elemente eines erfolgreichen Programms sind:

• Die Festlegung klarer Erwartungen an die Teilnehmer durch einen schriftlichen Vertrag.
• Die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten für den Anbieter, das Unternehmen und die Teilnehmer.
• Die Einbindung der Vorgesetzten, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer die Zeit und den erforderlichen Freiraum erhalten, um sich auf das Training einzulassen.

Erst wenn Sie die erwarteten Ergebnisse festgelegt und die Schritte verstanden haben, die erforderlich sind, um dorthin zu gelangen, werden Sie in der Lage sein, ein sinnvolles Programm mit engagierten Teammitgliedern durchzuführen.

Die Annahme, dass eine Lösung für ALLE passt

Zu definieren, dass es einen Bedarf an Sprachtraining gibt, ist eine Sache. Dann die spezifischen Bedürfnisse und Ziele jedes einzelnen Lernenden zu definieren, kann für die meisten vielbeschäftigten Führungskräfte ein Schritt zu viel sein.

Stattdessen ist die Versuchung groß, den Lernenden eine Einheitslösung anzubieten, die ausschließlich auf deren Sprachniveau basiert.

Die Folge dieses Vorgehens ist, dass die Lernenden ein Training erhalten, das oft irrelevant ist. Das wiederum kann schnell zu einem Mangel an Interesse führen.

Ein Fußballtrainer wäre bald seinen Job los, wenn er jedem Mitglied seiner Mannschaft den gleichen Trainingsplan anbieten würde.

• ❓ Ein Torwart, der extra an seiner Positionierung arbeiten muss?
⚽Fußballtraining.
• ❓ Ein Stürmer, der immer wieder in Eins-gegen-Eins-Situationen scheitert?
⚽Fußballtraining.
• ❓ Ein Mittelfeldspieler, dessen Passgenauigkeit in den letzten Spielen nachgelassen hat?
⚽Fußballtraining.

Es mag absurd erscheinen, aber es ist derselbe Ansatz, als würde man der Buchhaltung, dem Vertrieb und dem IT-Team eines Unternehmens das genau das gleiche Sprachtraining anbieten.

Jeder Lernende hat individuelle Bedürfnisse, Ziele, Stärken und Schwächen. Diese zu definieren und einen personalisierten Lernplan zu entwerfen erfordert zwar etwas Zeit, dafür sind die positiven Auswirkungen, die dieser auf das Interesse der Lernenden und die Gesamtergebnisse haben kann, entscheidend.

Das Programm „einfach laufen lassen“

Eine spezielle Falle, in die selbst die besten T&D Fachkräfte tappen können ist, während der Einführung viel Zeit zu investieren, aber dann das Programm aus den Augen zu verlieren. In dieser Situation wird das Programm dann nur noch vom Anbieter verwaltet.

Da die Unterstützung durch die Führungskräfte entscheidend für den Erfolg eines Programms ist, ist es wichtig, dass sie während der gesamten Laufzeit involviert bleiben. Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, ist der Zugang zu Echtzeitdaten, die für alle Beteiligten sichtbar sind, anstatt sich nur auf die monatlichen Standardberichte des Anbieters zu verlassen.

Wenn Personalentwicklung und Führungskräfte in der Lage sind, die wichtigsten Kennzahlen zur Leistung ihres Teams zu sehen und rechtzeitig fundierte Entscheidungen zu treffen, kann die Effizienz der Unternehmensinvestitionen maximiert werden.

Eine weitere Möglichkeit, eine stärkere Einbindung der Entscheidungsträger während des Programms zu gewährleisten, besteht darin, monatliche oder vierteljährliche Besprechungen zu planen. In diesen Meetings berichtet der Anbieter über die Ergebnisse des Programms im Vergleich zu den klar definierten Erwartungen (siehe Punkt 2). Diese Treffen dauern maximal 30 Minuten und die kontinuierliche Beteiligung der Personalverantwortlichen hilft, böse Überraschungen am Ende des Programms zu vermeiden. Durch ihre Beteiligung behalten Führungskräfte die Möglichkeit einer rechtzeitigen Intervention.

Zufriedenheit messen, aber nicht den ROI

Da L&D Manager zunehmend Verantwortung für die Ergebnisse ihrer Programme tragen, nutzen viele das Kirkpatrick’sche Modell zur Lernevaluation. Allerdings gelangen viele nur bis zur ersten Stufe, indem sie den Teilnehmern eine einfache Umfrage am Ende des Kurses schicken, um deren Zufriedenheit zu messen.

Allerdings sind zufriedene Lernende nicht immer gleichbedeutend mit einem positiven Return on Investment. Die Teilnehmerzufriedenheit ist zwar ein wichtiger Faktor im Erhalt des Lernerengagement, aber ein wirklich erfolgreiches Programm muss messbare Ergebnisse und greifbare Vorteile für das Unternehmen vorweisen können.

Egal, ob es sich dabei um eine verbesserte Effizienz in der Kommunikation oder eine Steigerung der Verkäufe an ausländische Kunden handelt, es ist wichtig, dass das Programm so angelegt ist, dass der Erfolg auf der Grundlage des ROI gemessen wird.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen, und jede Organisation wird den ROI auf der Grundlage der für sie wichtigsten Faktoren messen wollen. Es ist jedoch wichtig, dass der ROI bereits beim ersten Treffen mit dem Anbieter besprochen wird, damit das Design, die Implementierung und das Reporting so gestaltet werden können, dass diese Erwartungen erfüllt werden.

Wenn Sie wissen möchten, wie Englisch nach Maß und Voxy Personalverantwortlichen helfen, diese 5 Versuchungen zu vermeiden und erfolgreiche, ergebnisorientierte Sprachtrainingsprogramme zu liefern, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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The 5 Temptations of a Busy Training Manager

Designing and implementing a successful corporate language training program can be a complex and time-consuming task. Done well, such programs can deliver powerful results and help drive company performance. However, with ever-increasing workloads, training managers can all-too-often fall into a series of traps that can undermine the effectiveness of the training and lead it to be questioned by both the learners as well as senior management. We take a look at some of the most common temptations of a busy training manager and propose ideas on how they might be avoided, below.

Assuming there isn’t a language problem in the first place

An easy mistake to make is to assume that no language training is required at all. The thinking often goes that if workers have access to tools such as Duolingo and Google Translate, then there is no real need to provide them with formal training. Alternatively, when internationalization isn’t in the company’s strategic plan, language training can easily be overlooked. Understandably, training plans tend to focus on the immediate needs of the organization. However, in a rapidly-shifting landscape, an unexpected take-over or merger can quickly bring to light a company’s language deficiencies.

Acquiring a second language isn’t something that can be done overnight. While tools such as Google Translate can go some way to overcoming basic language barriers, it’s no replacement for true mastery of the target language.

Training managers should therefore try to avoid the hidden costs of failing to invest in language training and look to adopt a longer-term approach to their planning process. A good starting point would be to ask themselves how well their organization would cope if they were suddenly required to operate in a second language – some areas to look into are:

1. How much of your communication is done in English?
2. Are there products or services that you buy or sell to/from international organizations?
3. How sensitive or risky could a misinterpretation of language be? – think from just a sentence not being understood to life/death, or multi million dollar contracts or purchase orders

Cutting corners during setup

In initial client meetings, we often hear how training managers are massively behind schedule and need to implement their program ASAP. This time pressure can lead to the temptation of cutting corners during the initial setup process.

• No time for an initial diagnostic? We’ll have the learners self-diagnose.
• No time for a proper kick-off? We’ll just have the provider shoot the learners a quick welcome email.
• Management too busy to get involved? We’ll just do it without their buy-in.

While these are all very effective time-saving measures, they can have a disastrous effect on the effectiveness of the program.

Our experience has shown us that results are consistently better when companies invest more during initial setup. Setting clear expectations for the learners through a written contract; establishing roles and responsibilities for the provider, company and learners; and getting buy-in from leadership to ensure learners are given the time and space they need to commit to the training are all essential elements of a successful program.

Only after laying out the expected results, and understanding the steps needed to get there, will you actually be able to deploy a meaningful program with involved team members.

Hoping one size might fit all

Defining that there is a need for language training is one thing. To then define the specific needs and objectives of each learner can be a step too far for most busy training managers. Instead, the temptation is to provide learners with a one-size-fits-all solution based purely on their level. The results of this is that learners are provided with training that is often irrelevant, which can quickly lead to a lack of engagement.

A soccer coach would soon be out of a job if they were providing every member of their team with the same training plan.

• A goalkeeper who needs extra work on their positioning? Soccer training.
• A forward who keeps failing in one-on-one situations? Soccer training.
• A midfielder whose passing accuracy has dropped in recent games? Soccer training.

While it might seem absurd, it’s the same as providing the company’s accounting department, salesforce and IT team with the same language training program.

Every student has specific needs, objectives, strengths and weaknesses. Defining them and designing a personalized study plan needn’t be time consuming for the training manager and the impact it can have on learner engagement and overall results is significant.

Letting the program run itself

Even the best training managers can fall into the trap of heavily investing their time during setup, only to forget about the program once it is up and running and leave it solely in the hands of the provider. With buy-in from leadership so important to the success of a program, it’s essential that they remain involved throughout.

A simple way to achieve this is having access to real-time data that is visible to all stakeholders, rather than just relying on standard monthly reports from the provider. If the training manager and leadership are able to see top-level metrics on their team’s performance and make timely, informed decisions it can maximize the efficiency of the company’s investment.

Another way to ensure increased involvement from decision makers throughout the program is to schedule monthly or quarterly reviews, where the provider can report on the results of the program against clearly defined expectations (see point 2 above). These meetings needn’t be longer than 30 minutes, and the continued involvement of the training manager will help avoid any nasty surprises at the end of the program, when it’s too late to intervene.

Measuring satisfaction but not ROI

With training managers being held increasingly accountable for the results of their programs, many have turned to Kirkpatrick’s learning evaluation model. However, many only get as far as the first level, with students sent a simple end of course survey to measure their satisfaction.

Unfortunately, having happy students doesn’t always equate to a positive return on investment. While it can be an important factor in driving learner engagement, a truly successful program will be able to demonstrate measurable results and tangible benefits for the organization. Whether that’s improved efficiency in communications or an increase in sales to foreign clients, it’s important that the program is set up to measure success based on ROI.

There are several ways of achieving this and each organization will want to measure ROI based on the drivers that are most important to them. However, it’s important that ROI is on the table from the first meeting with the provider so that the design, implementation and reporting can be set up to deliver on these expectations.

If you want to know how Englisch nach Maß and Voxy help training managers avoid these 5 temptations and deliver successful, results-driven language training programs feel free to get in touch.

By Joseph Williams

Joseph Williams is an educator, researcher, and entrepreneur. Born and raised in the UK, he has lived and worked in Chile since 2003. He is a co-founder and General Manager of The Language Co., a private language school based in Santiago, Chile.